I tipi di documento — Docs fluxHR

I tipi di documento sono le categorie in cui si classifica l'archivio: patente, certificato medico, attestato di formazione, libretto di circolazione.

Si configurano in Anagrafiche → Tipi di documento.

I campi #

Campo	A cosa serve
Nome	Come si chiama la categoria.
Applicato a	A cosa può riferirsi: Operatore, Veicolo o Azienda.
Reparto	Limita il tipo a un reparto specifico.
È rinnovabile	Se il documento si rinnova alla scadenza.
Giorni di validità	Per quanto tempo vale dall'emissione.
Codice obbligatorio	Se il codice del documento è richiesto.
Note	Annotazioni.

Applicato a #

È il campo che determina dove il tipo comparirà:

Operatore — documenti delle persone: patente, certificazioni, visite.
Veicolo — documenti dei mezzi: libretto, assicurazione, revisione.
Azienda — documenti societari.

Giorni di validità #

Impostando i giorni di validità, la data di scadenza si calcola dalla data di emissione senza doverla inserire ogni volta — e senza sbagliarla.

Su una certificazione quinquennale è la differenza tra un archivio che segnala le scadenze da solo e uno che le segnala solo quando qualcuno si ricorda di guardare.

Suggerimento — imposta Giorni di validità e È rinnovabile su tutti i tipi che scadono, anche se all'inizio sembra un dettaglio. Sono i due campi che trasformano l'archivio da deposito passivo a strumento di controllo.

Codice obbligatorio #

Attivalo dove il codice identifica davvero il documento — numero di patente, numero di certificato. Lasciarlo facoltativo su questi tipi porta ad archivi pieni di voci che non si riescono più a distinguere.

Tipi di documento e tipi di scadenza #

Da non confondere:

i tipi di documento classificano l'archivio documentale;
i tipi di scadenza sono le scadenze monitorate sugli operatori, che possono non avere un documento allegato.

Stai valutando fluxHR e non sei ancora cliente? La funzione è presentata anche sul sito: Gestione e conservazione documenti.