I documenti — Docs fluxHR

Anagrafiche → Documenti è l'archivio documentale di fluxHR: contratti, certificazioni, patenti, visite mediche, libretti dei veicoli.

Cosa può contenere un documento #

Campo	Contenuto
Codice del documento	L'identificativo, per esempio il numero di patente.
Operatore	La persona a cui si riferisce.
Veicolo	In alternativa, il mezzo a cui si riferisce.
Rilasciato Da	L'ente emittente.
Data di emissione	Quando è stato rilasciato.
Data di scadenza	Quando perde validità.
Validità del documento	Se al momento è valido.
È corrente	Se è la versione in vigore.
ID Versione precedente del documento	Il collegamento alla versione che sostituisce.
Visible To Worker	Se il dipendente lo vede dalla propria app.
Note	Annotazioni libere.

Non solo persone #

Un documento può essere agganciato a un operatore oppure a un veicolo. È la stessa sezione che gestisce il certificato di formazione di un dipendente e l'assicurazione di un furgone.

Il tipo di documento stabilisce a cosa può riferirsi: vedi Tipi di documento.

Rinnovi e versioni #

Quando un documento scade e viene rinnovato non si sovrascrive quello vecchio: si carica il nuovo e lo si collega al precedente tramite ID Versione precedente del documento, marcando come corrente solo l'ultimo.

Nota — conservare la catena delle versioni non è burocrazia: in caso di controllo serve dimostrare che una certificazione era valida in una certa data passata, non solo che oggi ce n'è una valida.

Cosa vede il dipendente #

Visible To Worker decide se il documento compare al dipendente nella sua app.

Attenzione — è un campo da impostare con attenzione. L'archivio contiene anche documenti che riguardano il dipendente ma non sono destinati a lui. Prima di renderne visibile uno, chiediti se quel contenuto è qualcosa che la persona deve poter consultare.

Trovare i documenti in scadenza #

I filtri utili sono Tipo di documento, Validità del documento, Operatore e Veicolo.

La ricerca da salvare con Salva ricerca è quella dei documenti non più validi: diventa la tua lista dei rinnovi da fare. Vedi anche Come funzionano gli elenchi.

Stai valutando fluxHR e non sei ancora cliente? La funzione è presentata anche sul sito: Gestione e conservazione documenti.