Gestire le note spese — Docs fluxHR

Come arrivano le spese dei dipendenti, cosa contengono e come si portano al rimborso.

La sezione Note spese raccoglie le spese sostenute dai dipendenti e il loro iter fino al rimborso.

Come per le richieste di assenza, l'inserimento avviene di norma dall'app myFlux: il dipendente fotografa lo scontrino e compila la nota dal telefono.

Cosa contiene una nota spesa #

Campo	Contenuto
Data di registrazione	Quando la spesa è stata inserita.
Periodo di competenza	Il mese a cui la spesa va imputata.
Operatore	Chi ha sostenuto la spesa.
Commessa	La commessa a cui attribuirla.
Luogo	Dove è stata sostenuta.
Tipo di spesa e Tipo di nota spesa	La classificazione.
Modalità di rimborso	Come viene restituita al dipendente.
Km	I chilometri, per i rimborsi chilometrici.
Importo €	La cifra.
Foto documento	L'immagine dello scontrino o della fattura.
Descrizione	Le note del dipendente.
Stato	Il punto dell'iter di approvazione.

Nota — la distinzione fra data di registrazione e periodo di competenza è quella che conta a fine mese: una spesa inserita il 2 del mese può competere al mese precedente. I filtri Mese di competenza e Anno di competenza lavorano sul secondo.

Chiudere il mese #

Il flusso tipico:

apri Filtro e imposta Mese di competenza e Anno di competenza;
filtra per Stato, per isolare le note ancora da approvare;
controlla le singole voci — la Foto documento ti evita di chiedere il giustificativo al dipendente;
seleziona le righe approvabili;
da Azioni Mult. scegli il nuovo Stato e premi Applica ai selezionati.

Esporta produce l'elenco filtrato, da passare all'amministrazione per la liquidazione.

Video

Chiusura mensile delle note spese, dal filtro all'esportazione

Le dimostrazioni video sono riservate ai clienti fluxHR. Aprile dalla voce Documentazione nel menu della tua area: l'accesso avviene da lì, senza reinserire la password.

Suggerimento — salva la ricerca "competenza mese corrente + da approvare" con Salva ricerca: la chiusura mensile diventa un clic invece di sei campi da ricompilare.

Le categorie di spesa #

I valori di Tipo di nota spesa si configurano in Amministrazione → Tipi note spese.

Conviene tenerli pochi e chiari: sono l'unico strumento che hai per fare analisi sulle spese, e una classificazione troppo fine viene usata male da chi compila.

Inserire una nota per conto di un dipendente #

Con Aggiungi puoi registrare tu una spesa, indicando l'operatore. Serve per i dipendenti che non usano l'app e per le spese arrivate su altri canali.

Stai valutando fluxHR e non sei ancora cliente? La funzione è presentata anche sul sito: Rimborso spese e note spese.