Esportare i tracciati per le buste paga

I formati verso Zucchetti, TeamSystem Rilpre, Sistemi e Centro Paghe, le stampe del cartellino e cosa controllare prima di esportare.

Chiuso il mese, i dati delle presenze vanno al consulente del lavoro o all'ufficio paghe. fluxHR produce sia i tracciati per i principali sistemi di elaborazione, sia le stampe in formato leggibile.

Tutto parte dal Cartellino: non esiste una sezione "esportazioni" separata, perché ciò che si esporta è esattamente quello che stai guardando.

Prima di esportare: tre controlli #

L'esportazione è l'ultimo passo, non il primo. Un tracciato generato su dati incompleti produce buste paga sbagliate, e il momento in cui te ne accorgi è quando le riceve il dipendente.

Anomalie a zero. Nel cartellino, la colonna Anomalie non deve contenere giornate aperte. Timbrature mancanti e assenze scoperte vanno risolte prima.
Richieste evase. Le richieste del periodo devono essere state approvate o respinte: una richiesta in sospeso non diventa un giustificativo e lascia la giornata scoperta.
Periodo giusto. Controlla Anno e Mese nel filtro. È banale e infatti è l'errore più comune: si esporta il mese ancora aperto invece di quello chiuso.

Le stampe #

Il pulsante Stampe produce i documenti leggibili, quelli che si archiviano o si consegnano:

Voce	Cosa contiene
Cartellino	Il prospetto mensile per operatore.
Giornale presenze	Il registro delle presenze del periodo.
Giornale presenze XLS	Lo stesso, in foglio di calcolo.
Anomalie	L'elenco delle giornate irregolari: utile come lista di lavoro prima della chiusura.
Note Spese	Le spese del periodo.

Suggerimento — stampa le Anomalie prima di chiudere il mese, non dopo. Diventa la tua lista di cose da sistemare, e quando è vuota il mese è pronto.

I tracciati per i sistemi paghe #

Accanto alle stampe, il cartellino espone un pulsante per ciascun sistema di elaborazione supportato. Ognuno ha l'icona di scaricamento e il nome del sistema:

Pulsante	Sistema
ZUCCHETTI	Zucchetti
TS RILPRE	TeamSystem, tracciato Rilpre
SISTEMI	Sistemi
Centro paghe	Centro Paghe

Oltre a questi, il pulsante Esporta comune a tutti gli elenchi produce l'estrazione in formato foglio di calcolo, da usare quando il consulente non lavora con nessuno dei tracciati standard. Vedi Come funzionano gli elenchi.

Nota — vedi soltanto i pulsanti dei sistemi abilitati sulla tua installazione. Se il tuo consulente usa un tracciato che non compare, scrivi a help@fluxhr.it: è una questione di configurazione, non di piano di abbonamento.

L'esportazione segue i filtri #

È il comportamento più importante da conoscere, ed è anche quello che sorprende chi lo scopre per sbaglio.

Il tracciato contiene quello che il cartellino sta mostrando in quel momento, filtri compresi. Se hai lasciato attivo un filtro su un reparto, il tracciato conterrà solo quel reparto.

fluxHR ti avvisa: alla conferma dell'esportazione, se c'è un filtro per reparto attivo, la finestra lo dice esplicitamente elencando i reparti interessati.

Attenzione — leggi quel messaggio, non limitarti a confermare. È l'unico momento in cui il sistema ti dice cosa stai per esportare, e un tracciato parziale inviato alle paghe si traduce in dipendenti che non vengono pagati per quel mese.

Come si esporta #

Apri il Cartellino.
Da Filtro, imposta Anno e Mese del periodo chiuso.
Restringi per reparto o sede solo se è davvero quello che vuoi esportare.
Verifica che le Anomalie siano risolte.
Premi il pulsante del sistema paghe, oppure Stampe per i documenti leggibili.
Leggi la finestra di conferma e controlla i reparti indicati.
Conferma: il file viene scaricato.

Se l'esportazione non parte #

Sintomo	Da controllare
Il pulsante non c'è	Quel sistema non è abilitato sull'installazione.
Il file è vuoto	I filtri escludono tutto: controlla anno, mese e reparto.
Mancano dei dipendenti	Un filtro per reparto, sede o gruppo è rimasto attivo.
Mancano delle ore	Anomalie non risolte o richieste non ancora approvate.

Dopo l'esportazione #

Il tracciato è una fotografia del momento. Se dopo l'invio correggi una timbratura o approvi una richiesta arretrata, il file già consegnato non si aggiorna: va rigenerato e reinviato al consulente.

Suggerimento — concorda con chi elabora le paghe una data di chiusura oltre la quale non si tocca più il mese. Senza, ci si ritrova a inseguire correzioni su periodi già elaborati, che è la principale fonte di conguagli e di lavoro doppio.

Stai valutando fluxHR e non sei ancora cliente? La funzione è presentata anche sul sito: Esportazione tracciati buste paga.